Ces relances paiement qu'on oublie quand tout va bien

Salut !

Cette semaine, je veux te parler d'une situation qui m'a fait perdre le sommeil.

L'histoire d'une CEO trop confiante.
L'histoire d'une trésorerie qu'on pensait stable.
L'histoire d'un réveil brutal en novembre dernier.

Tu sais ce sentiment quand tout va bien ?
Quand les clients payent régulièrement ?
Quand la trésorerie est confortable ?

Ce sentiment qui te fait relâcher ta vigilance...
Qui te fait repousser les relances...
Qui te fait dire "ça peut attendre"...

Jusqu'au jour où tu réalises que 300 000€ sont dehors.
Et que ton compte, lui, est au plus bas.

Cette newsletter, c'est l'histoire de comment j'ai perdu mes bonnes habitudes.
Et surtout, comment j'ai reconstruit un système qui ne me lâche plus.

Cette histoire pourrait être la tienne demain si tu ne fais pas attention …

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📌 SI TU ME DÉCOUVRES...

Hey ! Moi c'est Emilie,

En bref :

• Une freelance devenue dirigeante de 28 salariés en full remote

• Depuis 15 ans, on ne fait que du WordPress, mais pas comme les autres

• J'ai créé la Whodunit Academy pour former la nouvelle génération

• Je teste, j'expérimente et je partage tout ce que j'apprends

• Et je suis convaincue que l'IA va révolutionner nos métiers (en bien !)

Dans cette newsletter, aussi disponible en audio, tu découvriras les systèmes qu'on met en place, les outils qu'on teste, et surtout les erreurs à éviter pour créer une agence qui dure.

Si tu veux gagner du temps dans ton parcours, bienvenue dans l'aventure !

Et abonne-toi si ce n’est pas le cas.

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⏮️ FLASH-BACK

Novembre dernier ressemblait à tous nos novembres d'avant.

Cette période où l'on commence à faire les bilans, où l'on projette déjà l'année suivante, où l'on se félicite du chemin parcouru.

Un mois comme les autres, du moins c'est ce que je croyais.

Ce vendredi-là, installée dans mon bureau encore calme du matin, j'ai ouvert mon Rocket Chart. Vous savez, cet outil qui suit notre trésorerie en temps réel, qui nous montre les entrées, les sorties, les prévisions.

D'habitude, je survolais rapidement les chiffres - après tout, le compte en banque était confortable, les projets rentraient bien.

Et là, le choc : 300 000€ de factures impayées.
Pas parce que les clients contestaient, pas parce qu'ils ne pouvaient pas payer.
Non.

Simplement parce que, petit à petit, on avait arrêté de relancer.

La trésorerie était bonne, alors on s'était dit que ça pouvait attendre. Une relance repoussée ici, une autre oubliée là.
Après tout, pourquoi mettre la pression quand les comptes sont au vert ?

Le plus rageant dans tout ça ? Ce n'était pas du travail contesté, pas des clients mécontents. C'était du travail livré, validé, apprécié même. Des clients ravis qui utilisaient déjà leurs sites.

On avait juste... arrêté d'insister.
Arrêté de suivre.
Arrêté de relancer, confortablement installés dans notre coussin de trésorerie.

L'argent, notre argent, était quelque part là-dehors. Dans les comptes de nos clients. Et même si notre compte en banque était encore confortable, je savais que cette situation n'était pas tenable.

Cette nuit-là, le sommeil a été difficile à trouver. Non pas par peur de manquer, mais par la prise de conscience de notre négligence.

🎯 LE DÉCLIC

Cette nuit d'insomnie m'a forcée à regarder en arrière.

À comprendre comment nous en étions arrivés là.

Je me souviens encore de ce sentiment de maîtrise, il y a quelques mois à peine, quand notre système de relance était une machine bien huilée qui faisait notre fierté.

Ces moments où chaque facture était suivie, où chaque retard était immédiatement traité, où notre trésorerie respirait au rythme de nos process bien établis.

Et puis, doucement, presque imperceptiblement, les choses ont commencé à changer.

C'est toujours comme ça que ça commence : une petite exception ici, un délai accordé là, une relance repoussée parce qu'on est "trop occupés". On se dit que ce n'est rien, juste une fois, juste pour cette fois.

Notre tableau de suivi, autrefois consulté religieusement chaque lundi matin, est devenu un simple fichier parmi tant d'autres dans notre Notion.

Les rappels automatiques ? Jamais réactivés parce que "on y pensera plus tard".

Les points hebdomadaires ? Progressivement effacés de nos agendas par des "urgences" supposées plus importantes.

Les clients, plus fins observateurs qu'on ne le croit, ont vite compris ce relâchement. Certains, par réflexe de trésorerie, ont commencé à retenir leurs paiements un peu plus longtemps.

D'autres ont simplement profité de notre silence pour reporter leurs échéances. Les derniers ont juste... oublié, parce que nous avions oublié de leur rappeler.

Nous étions devenus cette agence "cool avec les paiements", celle qui "comprend les contraintes", qui "n'est pas trop regardante sur les délais".

Sur le papier, ça sonnait bien, presque comme un argument commercial. En réalité, c'était le début d'une spirale dangereuse.

Il m'a fallu deux mois d'analyse, de nuits blanches et de discussions houleuses avec mon associé pour accepter l'évidence : nos clients n'étaient pas le problème. Notre système l'était. Ou plutôt, notre manque de système.

Nous avions laissé s'endormir ce qui faisait notre force, convaincus que notre succès nous protégerait des conséquences.

💡 LE SYSTÈME

Tu sais ce qui est fascinant avec les systèmes ?
Ce n'est pas leur complexité qui fait leur force.
C'est leur constance.

Laisse-moi te partager comment nous avons reconstruit le nôtre.

🛠 LA BOÎTE À OUTILS

Imagine une boîte à outils parfaitement organisée.
Chaque outil à sa place, chaque outil son rôle.

D'abord, nos templates de mails.
Une série de messages calibrés pour chaque situation : Un rappel amical avant l'échéance. Une première relance factuelle.
Et si besoin, le recommandé qui montre que c'est sérieux.

Ensuite, notre tableau de bord dans Notion.
Connecté à Sellsy, il nous donne une vue claire de la situation. Qui doit combien ? Depuis quand ? Plus d'angles morts. Plus de mauvaises surprises.

Notre arme secrète ? Nos As dans la manche ?
Les pénalités de retard.
On ne l'utilise presque jamais. Mais sa simple existence change souvent la conversation.

Et bien sûr, le cadre légal.
Des CGV claires. Des contrats précis.

⏰ LE RYTHME QUI FAIT LA DIFFÉRENCE

Mais les outils sans routine ? C'est comme une voiture sans conducteur.
Alors chaque lundi matin, religieusement : je check le tableau et le Rocket Chart.
Pas de surprise. Pas d'oubli.

Juste une vue claire de notre trésorerie.
Les points de contrôle sont devenus notre rituel.

Comme ces rendez-vous qu'on ne reporte jamais. Parce qu'on sait qu'ils sont vitaux.

Et quand la situation se tend ? On intensifie le suivi.

Jusqu'à ce que tout rentre dans l'ordre. Le secret dans tout ça ? Ce n'est pas la sophistication des outils. C'est la régularité avec laquelle on les utilise.

🧠 LE MINDSET

Tu sais ce qui m'a vraiment fait sourire dans cette histoire ?
Ce n'était pas le système qui était cassé.
C'étaient nos croyances.

J'ai passé des heures à peaufiner nos outils.
Des jours à automatiser nos process.
Et pourtant, quelque chose clochait toujours.

Jusqu'à ce que je comprenne : chaque client est une histoire différente.

Il y a le perfectionniste.
Celui qui trouvera toujours un pixel de travers, un détail à ajuster, une raison de retarder le paiement. Pas par mauvaise foi. Par nature.

Le négociateur.
Celui pour qui tout est matière à discussion. Même une facture validée, même un prix accepté. Il a besoin de sentir qu'il a gagné quelque chose.

Le chaotique.
Mon préféré, parce que je le suis aussi. Celui qui perd les factures, oublie les échéances, mais paye dès qu'on lui rappelle. Sans histoire, sans conflit.

Le relationnel.
"Entre nous", "vu notre bonne relation", "comme on se connaît bien"...
Celui qui transforme chaque échange professionnel en conversation personnelle.

Et le systémique.
Procédures, processus, validation en trois étapes. Celui qui ne peut pas payer plus vite, même s'il le voulait.

Mais le plus grand apprentissage ? Ce n'était pas sur eux. C'était sur moi.

J'avais tous les outils. Je connaissais toutes les techniques.

Mais j'avais peur. Peur de déranger. Peur d'abîmer la relation. Peur de paraître "difficile".

Aujourd'hui, tout est différent. Non pas parce que les outils ont changé.

Mais parce que j'ai changé.

L'argent ? C'est juste l'énergie qui fait tourner l'entreprise, ni plus, ni moins.

Les relances ? Un acte professionnel, comme envoyer un devis ou livrer un projet.

Le cadre ? Un service qu'on rend au client, une clarté qui profite à tous.

Le vrai changement n'est pas dans les process. Il est dans cette conviction profonde : Être payé à temps n'est pas un privilège. C'est la base d'une relation professionnelle saine.

Tu penses que ça ne peut pas t'arriver ?
C'est exactement ce que je pensais aussi. Jusqu'à ce novembre qui a tout changé.

✋ TON ACTION DU JOUR

Ouvre ton suivi de facture (Oui, maintenant. Je sais, ça fait peur.)

Fais l'inventaire sans filtre :
• Liste toutes les factures de plus de 15 jours
• Note pour chacune pourquoi tu n'as pas relancé
• Sois honnête avec toi-même

Maintenant, le plus important
Identifie tes phrases d'évitement préférées :
"Je le ferai lundi..."
"Ils vont bien finir par payer..."
"C'est peut-être un peu tôt pour relancer..."

Ces phrases, je les connais. Je les ai toutes utilisées.

Alors aujourd'hui :

1. Choisis une facture

2. Rédige une relance

3. Envoie-la

Pas demain. Pas lundi. Maintenant.

🔮 LA SEMAINE PROCHAINE...

J'ai arrêté de regarder ma trésorerie à l'aveugle
Je te raconterai comment le Rocket Chart est devenu mon meilleur allié
Si tu veux passer du flou à la clarté dans ta gestion de trésorerie... rendez-vous mercredi prochain !

La version audio sera disponible comme toujours pour ceux qui préfèrent écouter pendant leurs trajets 🎧

À la semaine pro !

Emilie

PS : Si cette histoire résonne avec toi, réponds à cet email.
Je suis curieuse de savoir si tu as vécu quelque chose de similaire.