Salut !
Bienvenue dans le deuxième épisode de notre mini-série spéciale "Whobirthday" pour les 16 ans de Whodunit (2/4).
Quand on parle de structure d'entreprise, on imagine souvent des organigrammes figés sur papier glacé des plaquettes commerciales.
La réalité ?
Une transformation perpétuelle, tiraillée entre plusieurs forces qui s'entrechoquent : 👉 Mes besoins de CEO : libérer du temps pour la stratégie, avoir une vision claire, pouvoir déléguer sans tout perdre de vue
👉 Les impératifs de production : livrer à temps, maintenir la qualité, maximiser l'efficacité des process
👉 Les aspirations de nos talents : progresser, prendre des responsabilités, trouver leur place
👉 Les attentes des clients : avoir un interlocuteur stable, bénéficier d'une expertise pointue, obtenir des réponses rapides
👉 L'évolution du marché : s'adapter aux nouvelles technologies, répondre à de nouveaux besoins, suivre (ou anticiper) les tendances
👉 La croissance financière : optimiser les coûts, maximiser la valeur ajoutée, assurer une rentabilité durable
👉 La culture d'entreprise : préserver nos valeurs, maintenir la cohésion malgré la distance, créer un environnement épanouissant
Notre parcours organisationnel sur ces 16 années raconte ce ballet complexe.
La façon dont nous avons navigué entre ces forces, parfois en réussissant l'équilibre parfait, souvent en privilégiant certaines au détriment d'autres.
Ce qui me frappe en regardant en arrière, c'est à quel point nous sommes restés longtemps dans une organisation pyramidale traditionnelle, malgré notre désir d'innover.
Les habitudes ont la vie dure, même dans une agence qui se veut pionnière.
Notre transition vers un modèle distribué avec des pods autonomes n'est pas terminée. C'est un chantier permanent, avec des avancées, des reculs, des ajustements quotidiens.
Dans ce deuxième épisode de notre série anniversaire "Whobirthday", je te partage comment nous avons transformé notre organisation pour répondre simultanément à ces forces parfois contradictoires - et pourquoi ce n'est jamais aussi simple que de dessiner de jolies cases sur un schéma :)
Aller c’est parti 🤘
📌 SI TU ME DÉCOUVRES...
Hey ! Moi c'est Emilie,
En bref :
Une freelance devenue dirigeante de 28 salariés en full remote
Depuis 15 ans, on ne fait que du WordPress, mais pas comme les autres
J'ai créé la Whodunit Academy pour former la nouvelle génération
Je teste, j'expérimente et je partage tout ce que j'apprends
Et je suis convaincue que l'IA va révolutionner nos métiers (en bien !)
Dans cette newsletter, aussi disponible en audio, tu découvriras les systèmes qu'on met en place, les outils qu'on teste, et surtout les erreurs à éviter pour créer une agence qui dure.
Si tu veux gagner du temps dans ton parcours, bienvenue dans l'aventure !
Et abonne-toi si ce n’est pas le cas.
🎢 NOTRE VOYAGE ORGANISATIONNEL : 16 ANS D'ÉVOLUTION
Les débuts : l'ère des généralistes (2009-2015)
Au tout début de Whodunit, c'était simple : Nandor et moi, entourés d'une petite équipe organisée par métier - d'abord des freelances, puis progressivement des salariés.
On avait un chef de projet, un développeur, un directeur artistique et ce qu'on appelait affectueusement "la petite main" pour les tâches comme les newsletters.
Notre développeur était multitâche : il travaillait aussi bien sur les nouveaux projets que sur la maintenance des sites existants.
C'était l'époque de la polyvalence totale, où chacun touchait un peu à tout.
Cette approche fonctionnait parfaitement à petite échelle - tout le monde connaissait tous les clients, tous les projets.
La communication était fluide, presque intuitive.
La spécialisation progressive (2016-2018)
Vers 2016, avec la croissance, nous avons commencé à vraiment structurer l'agence.
L'équipe s'est agrandie : plusieurs développeurs, plusieurs chefs de projet, toujours le directeur artistique.
C'est à ce moment qu'on a initié notre première grande spécialisation : les développeurs se sont répartis entre "custom devs" (développement sur mesure) et "thèmes devs" (développement des thèmes).
Plus significatif encore, nous avons commencé à avoir des spécialistes dédiés à la maintenance.
C'était le premier signe que nous commencions à prendre conscience de la valeur stratégique de ce service, qui n'était plus considéré comme un simple "après-vente" mais comme une activité à part entière.
Cette période de transition, entre 2016 et 2019, marquait nos premiers pas vers une séparation entre la production de nouveaux projets et la maintenance des sites existants.
Des profils distincts commençaient à se dessiner pour ces deux activités qui suivaient des logiques différentes.
La grande séparation (2019-2023)
En 2019, nous avons franchi une étape décisive avec une séparation nette des activités.
D'un côté, l'équipe projet avec ses chefs de projet, lead devs, TD et CD et designer.
De l'autre, l'équipe TMA qui gérait le support et les évolutions, avec l'apparition des "Customer Happiness Managers" (devenus plus tard les chargés de comptes et de projets).
Cette séparation nette reflétait parfaitement notre pivot stratégique : la montée en puissance de la maintenance comme pilier de notre modèle économique.
Cette organisation semblait parfaite sur le papier.
En réalité, elle a crée un parcours client fragmenté et confus : un interlocuteur pendant la phase projet, puis un autre pour le commercial, et une relation qui devenait floue au moment de la TMA.
La réunification client-centrée (2024-aujourd'hui)
Face à ces retours, nous avons entamé une réorganisation majeure en 2023, concrétisée en 2024.
L'objectif ? Simplifier drastiquement l'expérience client, mais aussi résoudre un défi organisationnel majeur.
Voici les changements fondamentaux :
La partie "évolutions" a quitté la TMA pour rejoindre l'équipe projet
Les chargés de comptes et de projets ont été repositionnés côté projet
La partie commerciale (chargés d'affaires) a été clairement séparée de la gestion de compte
Cette refonte a permis de résoudre un problème critique que nous avions sous-estimé : la gestion de temporalités différentes au sein d'une même équipe.
Avant, la TMA devait jongler entre le support (urgent, réactif) et les évolutions (planifié, proactif) - deux rythmes fondamentalement incompatibles.
Désormais, chaque pôle est aligné sur une temporalité spécifique : l'équipe projet gère les évolutions planifiées, tandis que la TMA se concentre uniquement sur le support et la maintenance préventive.
Cette clarté a drastiquement réduit les conflits de priorité et le stress des équipes.
Résultat ?
Non seulement le client bénéficie d'un interlocuteur unique tout au long de son parcours avec nous, mais nos équipes peuvent enfin travailler selon un rythme cohérent, sans être constamment tiraillées entre urgence et planification.
C'est cette organisation que nous sommes actuellement en train d'affiner, avec la mise en place d'une dimension horizontale complémentaire - notre version des fameux "pods" - pour renforcer encore davantage la cohésion et l'efficacité donc j’aurais l’occasion de te reparler :)
Ce n'est pas un aboutissement, mais une nouvelle étape dans notre évolution permanente.
Une chose est sûre : la structure de Whodunit dans 5 ans sera probablement très différente de celle d'aujourd'hui.
Et c'est tant mieux.
🔍 LES 7 SIGNAUX QUI MONTRENT QU'IL EST TEMPS DE CHANGER D'ORGANISATION
Comment savoir quand ta structure actuelle ne sert plus ta croissance ?
Voici les 7 signaux d'alerte que j'ai appris à reconnaître :
1. Quand tu te surprends à dire (ou penser) régulièrement : "Si je veux que ce soit bien fait, je dois m'en occuper moi-même."
2. Quand tu réalises que tu n'as pas consacré une seule journée à la stratégie ou à l'innovation depuis plusieurs semaines.
3. Quand des décisions qui devraient être prises à des niveaux inférieurs remontent systématiquement jusqu'à toi.
4. Quand tu passes plus de temps à synchroniser les équipes qu'à créer de la valeur pour tes clients.
5. Quand les différentes équipes commencent à se blâmer mutuellement pour les retards ou les problèmes
6. Quand certaines équipes ou personnes sont systématiquement surchargées tandis que d'autres cherchent à s'occuper.
7. Quand tes meilleurs éléments commencent à exprimer leur frustration face à leur manque d'autonomie ou de progression.
J'ai vécu chacun de ces signaux avant nos grandes réorganisations.
Et à chaque fois, j'ai attendu trop longtemps avant de réagir, par peur du changement ou par attachement à l'existant.
📊 PETIT SONDAGE
✋ TON ACTION DU JOUR
Prends 30 minutes cette semaine pour faire cet exercice simple
Dessine ton organisation actuelle (pas l'organigramme officiel, mais la réalité des flux d'information et de décision)
Réponds à ces questions :
◦ Où es-tu actuellement un goulot d'étranglement ?
◦ Quelles décisions devraient être prises sans toi mais remontent quand même jusqu'à toi ?
◦ Quelle serait l'organisation idéale pour ton agence 2x plus grande qu'aujourd'hui ?
Identifie un changement organisationnel "à faible risque" que tu peux tester dès la semaine prochaine
🔮 LA SEMAINE PROCHAINE
Mercredi prochain, je te partage comment on trouve nos clients depuis 16 ans sans démarcher. Si toi aussi tu rêves d'en finir avec les appels à froid et les emails de prospection, rendez-vous mercredi !
À la semaine prochaine !
Emilie
PS : As-tu dû réorganiser ton agence récemment ?
Quels défis as-tu rencontrés ?
Réponds à cet email, je suis curieuse de connaître ton expérience !
→ Partage ta réflexion en répondant à cet email.
→ Réserve un créneau offert de coaching le jeudi pour en discuter
PPS : Si tu connais d'autres dirigeants d'agence web qui pourraient bénéficier de ces conseils organisationnels, n'hésite pas à leur partager cette newsletter.
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