Hey !
"Comment tu fais pour tout gérer ?"
Cette question, on me la pose au moins 3 fois par semaine.
En meetup, en conférence, en coaching…
La réponse surprend toujours : je suis retournée à l'école 😅
Non, je n'ai pas repris d'études (quoique...).
Mais j'ai réalisé que le meilleur système d'organisation, je l'avais déjà connu : notre bon vieil emploi du temps scolaire.
Après un mois de newsletter dédiée au Whobirthday et aux 16 ans de l'agence, je reviens aux fondamentaux et je te partage mon quotidien.
Cette semaine, je te dévoile comment j'ai transformé ce concept ringard d'emploi du temps en un système puissant qui me permet de jongler entre :
• La direction de Whodunit (27 personnes)
• Le développement de l'Academy
• Les formations
• Les mentorats
• Les conférences
• Et oui, même une vie perso !
Spoiler : ce n'est pas une question de productivité surhumaine ou de journées de 48h.
C'est une question de structure. De slots. D'intention.
Et ça change absolument tout.
Prêt.e à redécouvrir l'emploi du temps version 2025 ?
C'est parti ! 🚀
📌 SI TU ME DÉCOUVRES...
Hey ! Moi c'est Emilie,
En bref :
Une freelance devenue dirigeante de 27 salariés en full remote
Depuis 16 ans, on ne fait que du WordPress, mais pas comme les autres
J'ai créé la Whodunit Academy pour former la nouvelle génération
Je teste, j'expérimente et je partage tout ce que j'apprends
Et je suis convaincue que l'IA va révolutionner nos métiers (en bien !)
Dans cette newsletter, tu découvriras les systèmes qu'on met en place, les outils qu'on teste, et surtout les erreurs à éviter pour créer une agence qui dure.
Si tu veux gagner du temps dans ton parcours, bienvenue dans l'aventure !
Et abonne-toi si ce n'est pas le cas.
⏮️ FLASH-BACK
"Tu en fais trop, tu vas te cramer."
Cette phrase, je l'entends depuis que j'ai 20 ans.
À la fac, je jonglais déjà entre mes études et un job à mi-temps.
Quand j'ai décroché mon premier CDI, je montais mes premières entreprises en parallèle.
Aujourd'hui encore, même quand j'ai "une seule activité", j'ai un milliard de casquettes différentes.
Le truc, c'est que j'ai toujours ADORÉ ça.
J'aime cette énergie de création, cette sensation d'avancer sur plusieurs fronts, cette richesse d'avoir des projets variés.
Mais...
Il y a eu des moments où je me suis vraiment plantée dans mon organisation.
Des périodes où tout se mélangeait, où j'avais l'impression de courir après ma to-do list sans jamais la rattraper.
Je me retrouvais à switcher 50 fois par jour entre Whodunit et l'Academy.
Mon cerveau ressemblait à un browser avec 147 onglets ouverts.
Je perdais un temps fou en context switching, et pire : je commençais à perdre cette passion qui me fait vibrer.
C'est là que j'ai repensé à mon année de terminale (oui, oui, reste avec moi 😅).
Cette année-là, entre le bac à préparer, les cours particuliers que je donnais et mes projets perso, j'avais tenu le coup grâce à... mon emploi du temps ultra structuré.
Et si c'était ça, la clé ?
Non pas faire MOINS. Mais organiser MIEUX.
C'est comme ça que j'ai commencé à développer mon système de slots de temps.
Et laisse-moi te dire que ça a TOUT changé...
LE SYSTÈME QUI CHANGE TOUT
Tu te souviens de ton emploi du temps au lycée ?
8h-9h : Maths
9h-10h : Français
10h-11h : Histoire-Géo
À l'époque, on râlait tous contre ce découpage "artificiel".
Et pourtant... C'était GÉNIAL.
Pourquoi ?
Parce que ton cerveau savait exactement où il allait.
Pas de question à se poser, pas de décision à prendre sur "qu'est-ce que je fais maintenant ?".
Tu suivais juste le flow.
C'est exactement ce que j'ai recréé avec mon système de "time blocking" (ou slots de temps, comme tu préfères).
Mais attention, je ne parle pas d'un planning rigide façon militaire.
Je parle d'une structure VIVANTE qui respire avec ton business.
L'idée est simple :
• Chaque activité a son moment dédié
• Chaque "casquette" a son espace
• Chaque projet a son tempo
C'est comme si tu donnais à ton cerveau la permission de se concentrer à 100% sur UNE chose à la fois.
Plus de culpabilité du genre "je devrais être en train de..."
Plus de sensation d'éparpillement permanent.
Plus de journées qui ressemblent à un puzzle mal assemblé.
Le plus dingue ?
Ce n'est pas la rigidité qui rend ce système puissant.
C'est sa FLEXIBILITÉ.
Comme un chef d'orchestre qui dirige différents instruments, tu apprends à faire jouer tes différentes activités ensemble, chacune à son moment, dans sa partition.
Voici comment j'ai adapté ce système à ma réalité de CEO multi-casquettes...
MA MÉTHODE EN DÉTAIL
SÉPARATION DES MONDES
Premier principe : arrêter de tout mélanger.
Dans mon Google Calendar 🙌, je sépare d'abord mes deux grands univers :
• Les slots Whodunit
• Les slots Whodunit Academy
Ensuite, je découpe chaque univers en sous-catégories :
Pour Whodunit :
• Direction (vision, stratégie)
• Management (équipe, projets)
• Organisation (process, outils)
• Communication (marketing, contenu)
Pour l'Academy :
• Mentorat
• Création de contenu
• Masterclass
• Coaching
C'est comme avoir plusieurs emplois du temps qui cohabitent harmonieusement.
LA MAGIE DE NOTION
Après des années à jongler entre 42 outils différents, j'ai ENFIN tout centralisé dans Notion.
Ma todo est organisée selon la méthode PARA (modifiée à ma sauce) :
• Par entreprise
• Par thématique
• Par initiative (= ensemble de tâches)
• Par "areas" (qui correspondent à mes slots)
Le game changer ?
Notion Calendar me permet de glisser-déposer mes tâches directement dans mes slots de temps.
C'est SATISFAISANT au possible 🎯
LA FLEXIBILITÉ, CLÉ DU SUCCÈS
Attention : ce n'est pas parce que c'est structuré que c'est rigide !
Chaque semaine est différente. Je module en fonction de :
• L'énergie du moment (oui, il y a des jours où je suis plus "création" que "management")
• Les urgences business
• Les opportunités qui se présentent
La règle d'or ? Garder 20% de temps libre dans mon planning.
C'est mon "airbag" pour absorber l'imprévu sans que tout s'écroule.
LE RYTHME PLUTÔT QUE LA RIGUEUR
Le vrai secret, ce n'est pas d'être ultra-strict.
C'est de créer un RYTHME.
Comme un sportif qui alterne cardio et musculation, j'alterne :
• Les slots de réflexion profonde
• Les slots d'action rapide
• Les slots de création
• Les slots de management
POURQUOI ÇA MARCHE ?
Ce système fonctionne pour 3 raisons :
Il respecte la façon dont notre cerveau fonctionne réellement (par blocs de focus)
Il élimine la paralysie de la décision ("que dois-je faire maintenant ?")
Il crée un sentiment de progression constant (même les petits pas comptent)
📚 TON STARTER PACK
Si ce sujet te passionne (et que tu as envie d'aller plus loin), voici 3 ressources qui m'ont beaucoup inspirée :
"Votre temps est infini" de Fabien Olicard
→ Sa façon de segmenter le temps entre obligatoire, personnel et pro m'a fait tilter
→ Bonus : il explique pourquoi "gérer son temps" est un mythe"Deep Work" de Cal Newport
→ La bible pour comprendre pourquoi le focus > multitâche
→ Je relis certains passages chaque fois que je dérive vers le "je réponds à tout en temps réel""Building a Second Brain" de Tiago Forte
→ La méthode PARA qui a inspiré mon organisation Notion
→ Perfect pour les entrepreneurs qui ont trop d'idées dans la tête 🧠
🤝 BESOIN D'UN COUP DE POUCE ?
Tu sais ce qui est encore plus efficace que de copier un système ?
Avoir quelqu'un qui te guide pour l'adapter à TA réalité.
Parce que chaque entreprise est unique.
Chaque dirigeant.e a son style. Et surtout, chaque business a ses défis spécifiques.
C'est pour ça que je propose des sessions de mentorat personnalisé où on travaille ensemble sur :
• La structuration de ton temps en fonction de TES priorités
• L'adaptation des outils à TON workflow
• L'optimisation de TES process pour une croissance sereine
→ Découvre mon programme de mentorat
Ou encore mieux : réservons 30 minutes pour explorer comment je peux t'aider à mettre en place un système qui te ressemble.
→ Réserver un call découverte
C'est sans engagement, juste une conversation entre entrepreneurs pour voir si on peut faire un bout de chemin ensemble 🤝
✋ TON ACTION DU JOUR
Ne te lance pas dans une révolution totale de ton organisation
(crois-moi, j'ai essayé... 😅).
Commence petit :
Liste tes 2-3 activités principales actuelles (exemple : client / admin / création)
Choisis UN jour cette semaine (le plus calme possible)
Découpe-le en 3 slots de 2h maximum (un slot par activité)
PROTÈGE ces slots comme si ta vie en dépendait (notifications off, pas de "je check juste mes mails")
Note ce qui change dans ton énergie et ta productivité
La productivité, ce n'est pas faire plus.
C'est faire ce qui compte, au bon moment, avec la bonne énergie.
La semaine prochaine, on plonge dans un sujet qui me tient particulièrement à cœur : la maintenance évolutive.
Ou comment transformer un service "basique" en véritable levier de croissance pour ton agence.
Spoiler : c'est ce qui nous a permis de construire une base solide de revenus récurrents chez Whodunit 😉
À mercredi prochain !
Emilie
PS : Tu connais d'autres dirigeants d'agence web qui jonglent entre mille projets ? Partage-leur cette newsletter - on est plus forts ensemble 💪
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